Alle expertise gebundeld in één slim verzuimplatform

Als werkgever wil je ziekteverzuim het liefst voorkomen. En valt een werknemer toch uit, dan wil je weten wat je moet doen. Vooral voor kleinere werkgevers is het niet altijd eenvoudig om daarin de juiste informatie en ondersteuning te vinden. Daarom ontwikkelde Indicia binnen de sector Metaal & Techniek, samen met de brancheorganisaties Koninklijke Metaalunie en BOVAG, verzekeraars en andere betrokken ketenpartners de Verzuimnavigator: één centrale plek waar kennis, dienstverlening, slimme technologie en AI-toepassingen samenkomen.

Kansen in de verzuimketen

Bij Iselect, een joint venture van Achmea en Indicia, bleek dat er binnen de verzuimketen van de kleinmetaalbranche nog veel te winnen viel op het gebied van verzuim en uitstroom. “Daarom deed Iselect onder leiding van Sanne Misset, senior business consultant bij Iselect, onderzoek naar verbeterkansen”, vertelt Geert-Jan Koelman, operations manager bij Indicia en programmamanager Verzuimnavigator. “Daaruit bleek dat de verschillende partijen in de verzuimketen, zoals verzekeraars en brancheorganisaties, nog niet optimaal samenwerkten. Hierdoor bleven kansen liggen om werkgevers beter te ondersteunen bij preventie en verzuim. Vooral voor kleinere werkgevers is die ondersteuning belangrijk. Zij hebben vaak geen eigen HR-afdeling of uitgebreide kennis van verzuim, terwijl er veel op je afkomt als een medewerker uitvalt.”

De oplossing ligt in samenwerking

Het onderzoek maakte duidelijk dat er behoefte was aan een brede oplossing waarin de kennis en ondersteuning van verschillende partijen samenkomen. Geert-Jan: “Vanuit Iselect en Indicia stelden we voor om daarvoor één platform neer te zetten. Dat werd de Verzuimnavigator.” Brancheorganisaties, verzekeraars en andere partijen dragen ieder vanuit hun eigen rol bij. “Ze denken bijvoorbeeld mee over de verdere ontwikkeling van het platform, leveren kennis en content en brengen Verzuimnavigator onder de aandacht bij werkgevers.”

Alles op één plek

Verzuimnavigator brengt informatie en ondersteuning rondom preventie en verzuim samen. Binnen het platform zet Indicia bovendien steeds meer in op slimme AI-functionaliteiten om werkgevers nog beter te ondersteunen. Ze vinden er relevante informatie over bijvoorbeeld wet- en regelgeving en worden met stappenplannen, artikelen, video’s en animaties meegenomen in wat ze op welk moment moeten doen. Ook zijn er templates en voorbeelden voor documenten die tijdens een verzuimtraject nodig zijn. Daarnaast kunnen werkgevers via het platform diensten en interventies vinden en afnemen van vooraf geselecteerde dienstverleners, bijvoorbeeld als een werknemer lichamelijke klachten heeft. Geert-Jan: “We proberen werkgevers echt bij de hand te nemen. We willen heel duidelijk maken: wat kun je doen om verzuim te voorkomen, wat moet je doen als het toch gebeurt en waar moet je voor welk onderwerp zijn.”

Alle expertises van Indicia zijn betrokken

Indicia begon als technisch partner van het project. Maar die rol werd al snel groter. “Het werd steeds belangrijker om het platform van nieuwe content te blijven voorzien, het goed in de markt te zetten en de resultaten te meten”, vertelt Geert-Jan. Inmiddels werken vrijwel alle onderdelen van Indicia vanuit hun eigen expertise mee aan Verzuimnavigator, van techniek en content tot marketing en data. “Dat maakt dit project voor Indicia ook zo uniek. We brengen eigenlijk alles wat we in huis hebben samen om het platform steeds verder te ontwikkelen.”

Slimme ondersteuning met AI

AI maakt het voor werkgevers nog makkelijker om de juiste informatie en ondersteuning te vinden én ermee aan de slag te gaan. Zo kunnen zij vragen stellen aan Vera, een AI-chatbot. Geert-Jan: “Een werkgever kan bijvoorbeeld vragen: ‘Ik heb een medewerker die ziek is. Wat moet ik doen?’ Vera vindt vervolgens snel de relevante informatie, artikelen en diensten.” Daarnaast ontwikkelde Indicia een documentgenerator. Deze tool ondersteunt werkgevers met het opstellen van de documenten die volgens de Wet verbetering poortwachter verplicht zijn. “Zeker voor kleinere werkgevers die dit nog nooit hebben gedaan, maken we het traject zo een stuk eenvoudiger.”

De werkgever houdt de regie

AI helpt bij het opstellen van documenten, maar de werkgever blijft verantwoordelijk voor het eindresultaat. Een gegenereerd plan van aanpak wordt daarom altijd gecontroleerd en waar nodig aangevuld. “Het gaat uiteindelijk over mensen. Dan moet jij als werkgever controleren, aanvullen en goedkeuren, niet de machine”, benadrukt Geert-Jan. Ook met gevoelige informatie wordt zorgvuldig omgegaan. “Persoonsgegevens uit een geüploade probleemanalyse worden verwijderd en geanonimiseerd voordat de informatie verder wordt verwerkt. De werkgever voegt noodzakelijke gegevens later handmatig weer toe.” Ook technisch gelden voor Verzuimnavigator strenge beveiligingseisen, zoals bij alle technische projecten van Indicia. Daarbij werkt Indicia volgens een kwaliteitssysteem, dat onder andere met ISO 27001 en een ISAE 3000A Type II-assuranceverklaring wordt geborgd.

Ruimte om te groeien

Verzuimnavigator blijft zich continu ontwikkelen. “Iedere twee weken zitten we met de betrokken partners bij elkaar. Dan bespreken we de voortgang en delen we ideeën. Tijdens de meetings merken we veel enthousiasme om verder te blijven bouwen”, vertelt Geert-Jan. Het doel voor de toekomst is dan ook duidelijk: verbreding én verdieping. “We willen het platform voor meer branches beschikbaar maken en tegelijkertijd de ondersteuning verder uitbreiden. Met nieuwe AI-toepassingen, zoals een gesprekscoach, kunnen we werkgevers steeds beter ondersteunen bij preventie en verzuim. Zo kunnen steeds meer werkgevers profiteren van de kennis en ondersteuning die het platform biedt.”